ChatGPTで書類・資料づくりがラクになる！はじめてのAI活用術

「毎回の資料づくり、正直つかれる…」そんなあなたに朗報です。

最近話題のAI・ChatGPTを使えば、書類や資料のたたき台が“数秒”で完成します！

この記事では、ChatGPTを使った書類づくりのかんたん活用法を、わかりやすくご紹介します。

ChatGPTでできる！書類・資料づくり活用5選

活用シーン	ChatGPTでできること	おすすめの聞き方（プロンプト）
会議の報告書	丁寧でわかりやすい文章に整えてくれる	「この内容で報告書をまとめてください」
プレゼン資料の構成案	スライドに入れる内容を整理してくれる	「営業会議用のプレゼン構成を考えてください」
提案書のたたき台	頭の中のアイデアを文章にしてくれる	「〇〇の提案書を作りたい。内容は△△です」
見出しやタイトル作成	読みやすく印象的な見出しを考えてくれる	「この内容に合うタイトルを5つ考えて」
メール文の作成	ビジネス向けの丁寧な文章に整えてくれる	「上司への報告メールを作ってください」

ChatGPTにうまく頼むコツ

ChatGPTは「相手」や「目的」を伝えることで、より役立つ回答をしてくれます。

🔸コツ1：誰に見せるのか伝える
例：「部長に見せる営業報告書です」

🔸コツ2：形式を指定する
例：「箇条書きで」「300文字以内で」など

🔸コツ3：トーンを指定する
例：「やさしい言葉で」「かたいビジネス文で」など

実例：会議用の報告書をつくる

🎯シチュエーション

「先月の販売実績について、上司向けの報告書を作りたい」

🗣️ChatGPTへのお願い（プロンプト）

「先月の販売実績を報告する書類を作ってください。対象は部長で、内容は売上目標の達成度と、課題・来月の改善案です。」

💬ChatGPTの返答イメージ

件名：4月販売実績のご報告

1. 売上状況
   → 目標120万円に対し、実績115万円（達成率96％）
2. 好調な点
   → 新商品「〇〇」が好調。前年比150％増。
3. 課題
   → 平日午後の集客が弱く、来店数が減少傾向。
4. 今後の対策
   → 平日限定キャンペーンの実施を検討。SNS発信も強化。

まとめ

書類づくりに悩んでいたあなたも、ChatGPTを使えば「ゼロから作る」必要はもうありません。

まずは一度、話しかけてみましょう。「AIがここまでできるの!?」と驚くはずです。